Datenschutzerklärung erstellen lassen: Das gehört rein

Jede Website, die personenbezogene Daten verarbeitet, braucht eine Datenschutzerklärung, und das tun praktisch alle: Schon die IP-Adresse im Server-Log oder ein Kontaktformular reichen aus. Entscheidend ist, dass der Text zu dem passt, was Deine Website technisch wirklich macht, nicht dass er möglichst lang ist.

In diesem Artikel lernst Du aus Agentursicht, welche Inhalte Art. 13 DSGVO verlangt, welche Bausteine je nach Website dazukommen, wann sich ein Generator oder eine Kanzlei lohnt und wo wir als Agentur helfen. Das ist keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung für Betreiber kleiner und mittlerer Websites.

Warum die Datenschutzerklärung zur Website passen muss

Die Datenschutzerklärung beschreibt, wer welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet. Sie ist damit keine reine Formsache, sondern eine Beschreibung Deiner Website. Steht dort “Wir nutzen kein Tracking”, obwohl im Hintergrund ein Analyse-Skript läuft, ist das schlimmer als eine fehlende Zeile.

Die häufigsten Datenverarbeitungen auf kleinen Websites sind:

Server-Logfiles: Hosting-Anbieter speichern IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite.
Kontaktformular und E-Mail: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht werden verarbeitet.
Externe Dienste: Karten, Videos, Schriften, Newsletter-Tools oder Buchungssysteme.
Statistik und Werbung: Analyse-Tools, Conversion-Messung, Remarketing.
Cookies und ähnliche Technologien: teils technisch notwendig, teils einwilligungspflichtig.

Jeder dieser Punkte braucht einen eigenen Abschnitt, sobald er auf Deiner Website vorkommt.

Pflichtinhalte nach Art. 13 DSGVO

Art. 13 DSGVO zählt auf, worüber Du Besucher bei der Erhebung ihrer Daten informieren musst. Für eine Website übersetzt sich das in diese Bausteine:

Baustein	Inhalt
Verantwortlicher	Name und Kontaktdaten, deckungsgleich mit dem Impressum
Datenschutzbeauftragter	Kontakt, falls einer bestellt ist
Zwecke und Rechtsgrundlagen	z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), b (Vertrag), f (berechtigtes Interesse)
Empfänger	Hoster, Dienstleister, Plattformen
Drittlandübermittlung	falls Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, mit Grundlage
Speicherdauer	konkrete Dauer oder Kriterien dafür
Betroffenenrechte	Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch
Widerruf	Hinweis, dass Einwilligungen jederzeit widerrufbar sind
Beschwerderecht	bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Für den Zugriff auf Informationen im Endgerät, etwa über Cookies, kommt § 25 TDDDG hinzu: Dafür brauchst Du in der Regel eine Einwilligung, die das Banner einholt und die Datenschutzerklärung beschreibt. Mehr dazu findest Du in Cookie-Banner Pflicht: Was kleine Unternehmen wissen müssen.

Welche Abschnitte je nach Website dazukommen

Eine Standardvorlage deckt nie alles ab. Prüfe Deine Website und ergänze nur, was tatsächlich vorkommt:

Hosting: Wo laufen die Server, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Siehe AV-Vertrag Hosting: Was drinstehen muss und Hosting in Deutschland.
Schriften: Werden Schriften lokal ausgeliefert oder von Dritten geladen? Warum das relevant ist, steht in Google Fonts und DSGVO.
Kontaktformular: Zweck, Rechtsgrundlage und Löschfristen der Anfragen.
Newsletter: Anmeldeverfahren, Protokollierung und Abmeldemöglichkeit.
Online-Shop: Zahlungsdienste, Versand, Kundenkonto und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Social-Media-Einbindungen: Plugins, Embeds und Profile.
Bewerbungen: Wenn Stellen ausgeschrieben sind, Umgang mit Bewerberdaten.

Eine Website ohne Tracking, ohne Social-Plugins und mit lokal gehosteten Schriften hat eine deutlich kürzere Datenschutzerklärung. Weniger Dienste bedeuten weniger Pflege und weniger Risiko.

Selbst schreiben, Generator oder Kanzlei?

Generator

Für kleine Visitenkarten-Websites kann ein Generator eine solide Basis liefern. Voraussetzung ist, dass Du alle Fragen korrekt beantwortest und den Text pflegst, sobald Du einen Dienst hinzufügst oder entfernst.

Abo-Dienst oder Kanzlei

Wenn Du viele Dienste nutzt, Gesundheits- oder Finanzdaten verarbeitest oder bereits Ärger mit einer Aufsichtsbehörde hattest, sind laufend gepflegte Texte einer Kanzlei sicherer. Gesetzesänderungen und neue Rechtsprechung fließen dort automatisch ein.

Agentur

Wir erstellen keine Rechtstexte, sondern sorgen dafür, dass Technik und Text zusammenpassen. Das heißt: Wir erfassen, welche Dienste Deine Website wirklich lädt, entfernen unnötige externe Verbindungen, liefern Schriften lokal aus, binden das Einwilligungsbanner korrekt ein und liefern Dir eine Liste der Dienste für Deine Kanzlei oder Deinen Generator. Genau das ist der Kern unserer DSGVO-Optimierung. Bei einer neuen Website bauen wir das von Anfang an so, dass die Datenschutzerklärung kurz bleiben kann.

So gehst Du Schritt für Schritt vor

Mit dieser Reihenfolge kommst Du ohne Umwege zu einer Datenschutzerklärung, die zu Deiner Website passt:

Dienste erfassen: Liste auf, welche externen Dienste Deine Seite lädt. Ein Blick in die Entwicklerwerkzeuge des Browsers (Reiter “Netzwerk”) zeigt, welche fremden Server beim Aufruf kontaktiert werden.
Notwendigkeit prüfen: Brauchst Du jeden dieser Dienste wirklich? Was Du streichst, muss nicht erklärt, abgesichert oder gepflegt werden.
Verträge sammeln: Für Hoster, Newsletter-Tool und andere Dienstleister, die in Deinem Auftrag Daten verarbeiten, brauchst Du in der Regel Auftragsverarbeitungsverträge.
Text erstellen: Nimm einen Generator, einen Abo-Dienst oder eine Kanzlei und gib die Dienste aus Schritt 1 vollständig an.
Technik angleichen: Banner, Einwilligungen und tatsächliche Skripte müssen mit dem Text übereinstimmen. Ein Dienst, der vor der Einwilligung lädt, widerspricht der Erklärung.
Verlinken und testen: Der Link “Datenschutz” gehört in die Fußzeile jeder Seite, auch mobil, und in jedes Formular, das Daten erhebt.
Pflegen: Plane einen festen Termin im Jahr und prüfe bei jedem neuen Plugin, Tool oder Formular, ob der Text noch stimmt.

Gerade Schritt 5 ist der Punkt, an dem Texte und Technik oft auseinanderlaufen: Die Kanzlei liefert einen sauberen Text, aber auf der Website laufen weiterhin Skripte, die niemand mehr auf dem Schirm hatte. Bei WordPress-Seiten passiert das schnell durch Plugins, die im Hintergrund externe Verbindungen aufbauen. Eine regelmäßige Website-Wartung hilft, solche Altlasten zu erkennen, bevor sie zum Problem werden.

Wer ist Aufsichtsbehörde, und was kann passieren?

Für Unternehmen ist in der Regel die Datenschutzaufsicht des Bundeslandes zuständig, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Bei Beschwerden von Besuchern oder Wettbewerbern kann sie Auskünfte verlangen, Anordnungen erlassen und Bußgelder verhängen. Bei kleinen Websites sind Beschwerden und Abmahnungen durch Mitbewerber das realistischere Szenario, Bußgelder hängen vom Einzelfall ab. Wer seine Dienste sauber dokumentiert, kann auf Nachfragen schnell reagieren.

Häufige Fehler in Datenschutzerklärungen

Vorlage passt nicht zur Website: Es werden Dienste beschrieben, die gar nicht laufen, oder wichtige fehlen.
Veraltete Verweise: Alte Texte nennen noch das TTDSG statt des TDDDG.
Fehlende Rechtsgrundlage: Zwecke werden genannt, aber keine Grundlage nach Art. 6.
Keine Speicherdauer: Der Text bleibt bei “so lange wie nötig”.
Nicht erreichbar: Link nur im Banner, nicht in der Fußzeile jeder Seite.
Unverständliche Sprache: Art. 12 DSGVO verlangt eine präzise, transparente, verständliche und leicht zugängliche Form.

Wie Du Deine Seite insgesamt prüfst, zeigt die DSGVO-Checkliste für Deine Website. Was eine konforme Website grob kostet, erklärt DSGVO-konforme Website: Kosten und Pflichten.

Häufige Fragen

Brauche ich eine Datenschutzerklärung, wenn ich keine Cookies nutze?

Ja. Auch ohne Cookies verarbeitet Deine Website personenbezogene Daten, zum Beispiel IP-Adressen im Server-Log oder Angaben im Kontaktformular. Die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gelten daher fast immer.

Wie oft muss ich die Datenschutzerklärung aktualisieren?

Immer dann, wenn sich etwas an Deiner Website oder Deinen Dienstleistern ändert, und zusätzlich bei relevanten Gesetzesänderungen. Ein fester Check pro Jahr und bei jedem Relaunch ist ein guter Rhythmus.

Darf ich eine Datenschutzerklärung von einer anderen Website kopieren?

Davon raten wir ab. Fremde Texte beschreiben andere Dienste und andere Verantwortliche, und je nach Quelle verletzt Du auch Urheberrechte. Der Text muss zu Deiner Website passen.

Nein. Das Banner holt die Einwilligung ein, die vollständigen Informationen gehören in eine eigene, dauerhaft erreichbare Datenschutzerklärung, die Du in der Fußzeile verlinkst.

Was kostet eine Datenschutzerklärung?

Das hängt vom Weg ab: Generatoren, Abo-Dienste und individuelle Kanzlei-Texte unterscheiden sich im Preis deutlich, und es kommt auf Umfang und Zahl der Dienste an. Verlässliche Zahlen holst Du am besten direkt bei den Anbietern ein.

Fazit

Eine gute Datenschutzerklärung ist keine Textwüste, sondern eine ehrliche Beschreibung Deiner Website. Je weniger externe Dienste Du einbindest, desto einfacher wird sie. Wenn Du wissen willst, welche Dienste Deine Website tatsächlich lädt und wie Technik und Text zusammenpassen, melde Dich für ein unverbindliches Erstgespräch.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.