E-Rechnung im Online-Shop: Pflicht ab 2027

Wenn Du in Deinem Online-Shop an Geschäftskunden (B2B) verkaufst, musst Du ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, sobald Dein Unternehmen im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte; ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Verkaufst Du ausschließlich an Privatkunden (B2C), betrifft Dich die Ausstellungspflicht nicht. Empfangen musst Du E-Rechnungen als Unternehmen schon seit 2025.

Dieser Artikel ist ein praktischer Überblick aus Sicht einer Webagentur: Was gilt grob, welche Fragen solltest Du an Deinen Shop stellen, und wie gehst Du das Thema ohne Hektik an. Stand ist Oktober 2026. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung, verbindliche Aussagen holst Du Dir bei Deiner Steuerberatung.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Eine normale PDF-Datei, die Du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Zulässig sind nach den üblichen Ratgebern und der Finanzverwaltung vor allem zwei Formate:

XRechnung: reines XML-Format, vor allem im Behördenumfeld verbreitet.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Menschen sehen ein gewohntes PDF, Software liest die Daten aus.

Für Shops ist ZUGFeRD oft der angenehmere Weg, weil Deine Kunden weiter ein lesbares Dokument bekommen.

Der Zeitplan im Überblick

Zeitpunkt	Was gilt
Seit 01.01.2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können
Bis 31.12.2026	Ausstellung weiter auch per Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF)
Ab 01.01.2027	Ausstellungspflicht, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag
Ab 01.01.2028	Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich

Hinweis: Aus dem Handwerk gibt es Forderungen, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Das ist Stand heute eine Forderung und keine geltende Rechtsänderung. Plane deshalb mit den bestehenden Terminen und prüfe vor dem Stichtag, ob sich etwas geändert hat.

Bin ich als Shop-Betreiber betroffen?

Beantworte dafür drei Fragen:

Verkaufst Du an Geschäftskunden? Rechnungen an Endverbraucher sind ausgenommen. Ein reiner B2C-Shop ist bei der Ausstellung nicht betroffen.
Wie hoch war Dein Umsatz im Vorjahr? Für 2027 zählt der Umsatz aus 2026. Liegst Du darüber, greift die Pflicht schon im Januar.
Wie stellst Du heute Rechnungen aus? Wenn Dein Shop PDFs erzeugt, ein Plugin die Rechnung baut oder Du die Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware schreibst, entscheidet genau das, wie viel Arbeit auf Dich zukommt.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Ob Deine konkrete Konstellation darunter fällt, klärst Du mit der Steuerberatung.

Wo die Rechnung in Deinem Shop entsteht

Die entscheidende Frage ist nicht „Kann mein Shop das?“, sondern „Wo wird bei mir die Rechnung erzeugt?“. Typische Konstellationen:

Setup	Typische Lage
Rechnung per Shop-Plugin (z. B. bei WooCommerce)	Prüfen, ob das Plugin ZUGFeRD/XRechnung anbietet oder ein Update dafür angekündigt ist
Rechnung per Shopify-App	Beim App-Anbieter nachfragen oder auf eine App mit E-Rechnungs-Unterstützung wechseln
Rechnung in Buchhaltungs-/Warenwirtschaftssoftware	Oft der einfachste Weg: Die Software erzeugt die E-Rechnung, der Shop liefert nur die Bestelldaten
Rechnung manuell in Word oder Excel	Muss spätestens jetzt auf eine geeignete Software umgestellt werden

Welche konkreten Plugins oder Apps das heute können, ändert sich schnell. Prüfe die Herstellerangaben, statt Dich auf Listen zu verlassen, und teste mit einer echten Beispielrechnung.

Was Du technisch im Shop prüfen solltest

Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Das sind die Punkte, an denen es in der Praxis hakt:

Vollständige Stammdaten: Firmenname, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung müssen sauber hinterlegt sein.
Kundendaten im Checkout: Für B2B-Bestellungen brauchst Du Firmenname, vollständige Rechnungsadresse und, falls nötig, USt-IdNr. oder eine Leitweg-ID (bei Behörden). Prüfe, ob Dein Checkout diese Felder abfragen kann.
Steuersätze und Positionen: Versand, Rabatte und Gutscheine müssen korrekt als Rechnungspositionen auftauchen. Gerade Rabatte sind eine typische Fehlerquelle.
Versand an den Kunden: Die E-Rechnung muss beim Empfänger ankommen, meist per E-Mail-Anhang oder über ein Portal. Teste, dass die Mail nicht im Spam landet.
Archivierung: E-Rechnungen müssen in ihrem Originalformat aufbewahrt werden. Ein reiner Ausdruck genügt nicht. Wie das bei Dir organisiert wird, gehört in die Absprache mit der Steuerberatung.

Wer seinen Shop ohnehin regelmäßig technisch pflegen lässt, kann diese Punkte in die laufende Website-Wartung aufnehmen. Wenn bei dieser Gelegenheit der Checkout überarbeitet werden soll, passt das zu einem größeren Schritt, wie wir ihn unter Online-Shop erstellen beschreiben.

Typische Fehler, die wir bei Shops immer wieder sehen

Auch ohne Pflicht lohnt sich ein Blick auf Muster, die später Ärger machen:

Rechnung erst nachträglich per Hand: Wer Rechnungen aus Bestellungen manuell nachbaut, produziert Abweichungen zwischen Shop und Rechnung. Besser ist ein Ablauf, bei dem die Rechnung automatisch aus den Bestelldaten entsteht.
Mehrere Systeme ohne klare Rollen: Shop, Plugin und Buchhaltung erzeugen je eine Rechnung. Lege fest, welches System die „führende“ Rechnung ausstellt.
Gutschriften und Stornos vergessen: Auch Korrekturen müssen später im richtigen Format vorliegen. Teste daher bewusst eine Stornierung und eine Teilerstattung.
Keine Tests nach Updates: Ein Plugin-Update kann die Rechnungsausgabe verändern. Nach jedem größeren Update gehört eine Testbestellung dazu.

In 5 Schritten zur Umsetzung

Betroffenheit klären: B2B-Anteil und Vorjahresumsatz prüfen.
Ist-Zustand erfassen: Wo entsteht die Rechnung, und mit welchem Tool?
Lösung wählen: Plugin/App mit ZUGFeRD-Unterstützung, Buchhaltungssoftware oder externer Rechnungsdienst.
Testen: Beispielbestellungen mit Rabatt, Versand und verschiedenen Steuersätzen durchspielen; die Datei mit einem Prüfwerkzeug oder der Software des Empfängers öffnen.
Prozess festhalten: Wer verschickt, wer archiviert, wer prüft eingehende E-Rechnungen?

Fang nicht im Dezember an. Rund um Jahresende sind Steuerberatung, Softwareanbieter und Dein eigenes Team ohnehin ausgelastet, und wer im Oktober oder November testet, hat noch Zeit für Korrekturen. Wenn Dein Shop zusätzlich vor dem Weihnachtsgeschäft steht, hilft unsere Technik-Checkliste für Black Friday, die Änderungen sinnvoll zu staffeln.

Häufige Fragen

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail nach 2027 noch aus?

Wenn für Dein Unternehmen die Ausstellungspflicht gilt, reicht ein einfaches PDF im B2B-Bereich nicht mehr aus. Es muss eine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 sein, etwa ZUGFeRD oder XRechnung. Bis zum Beginn Deiner Pflicht sind PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter möglich.

Gilt die E-Rechnung auch für meine Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher sind ausgenommen. Verkaufst Du sowohl an Privat- als auch an Geschäftskunden, muss Dein System die beiden Fälle trennen können.

Muss ich E-Rechnungen auch empfangen können?

Ja, das gilt für Unternehmen im B2B-Bereich bereits seit 2025. Du brauchst dafür mindestens ein E-Mail-Postfach, über das Du E-Rechnungen entgegennimmst, und eine Möglichkeit, sie zu lesen und zu archivieren. Mit welchem Programm das am besten klappt, besprichst Du mit Deiner Steuerberatung.

Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?

Berichtet wird von möglichen Bußgeldern und von Problemen beim Vorsteuerabzug, wenn Rechnungen formal nicht passen. Wie sich das konkret auswirkt, hängt vom Einzelfall ab und gehört in die steuerliche Beratung. Bis dahin hilft es, Dein System rechtzeitig umzustellen.

Fazit und nächster Schritt

Für die meisten Shops ist die E-Rechnung kein Großprojekt, sondern ein Zusammenspiel aus Checkout-Daten, Rechnungstool und sauberem Prozess. Wichtig ist, früh zu klären, wo Deine Rechnungen entstehen. Wenn Du wissen möchtest, was das für Deinen konkreten Shop bedeutet, melde Dich über /kontakt/ für ein unverbindliches Erstgespräch.

E-Rechnung im Online-Shop: Pflicht ab 2027 – was tun?