Barrierefreie PDF erstellen lassen: Das gehört dazu

Eine barrierefreie PDF ist ein Dokument, das Screenreader korrekt vorlesen können, weil Struktur, Lesereihenfolge, Sprache und Alternativtexte hinterlegt sind – und die sich zusätzlich per Tastatur nutzen lässt. Ein PDF, das nur gut aussieht, erfüllt das nicht. Genau das ist der häufigste Denkfehler: Optisch sauber heißt nicht automatisch zugänglich.

Das Thema betrifft Dich, sobald Du Broschüren, Speisekarten, Preislisten, Formulare oder Produktdatenblätter als PDF auf Deiner Website anbietest. In diesem Artikel erfährst Du aus Agentursicht, wann PDFs überhaupt ein Thema für das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) sind, was eine barrierefreie PDF technisch ausmacht, wie Du sie selbst prüfst und wann es sich lohnt, sie erstellen zu lassen. Das ist eine praxisnahe Einordnung und keine Rechtsberatung.

Wann PDFs auf Deiner Website ein Thema sind

Ob PDFs für Dich Pflicht sind, hängt davon ab, ob Deine Website unter das BFSG fällt. Das Gesetz gilt seit dem 28. Juni 2025 vor allem für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gegenüber Verbrauchern, also etwa Online-Shops und Buchungsstrecken. Kleinstunternehmen sind für Dienstleistungen unter bestimmten Grenzen ausgenommen. Die Grundlagen findest Du in unserem Beitrag zur Pflicht einer barrierefreien Website.

Fällt Dein Angebot darunter, gehören Dokumente, die Teil der Dienstleistung sind, zur Barrierefreiheit dazu. Typische Beispiele:

Rechnungen und Bestellbestätigungen, die Kunden als PDF erhalten
AGB, Widerrufsbelehrung und Produktinformationen als Download
Bedienungsanleitungen und Datenblätter zu Produkten im Shop
Formulare, die Kunden ausfüllen und zurückschicken sollen

Auch ohne gesetzliche Pflicht sprechen gute Gründe für zugängliche PDFs: Menschen mit Sehbehinderung, aber auch Nutzer auf dem Smartphone profitieren von sauberer Struktur. Wer ohnehin eine barrierefreie Website plant, sollte die Dokumente gleich mitdenken, denn eine zugängliche Seite mit unzugänglichen Downloads hat eine Lücke an der Stelle, wo es oft um Verträge und Preise geht.

Was eine barrierefreie PDF technisch ausmacht

Der maßgebliche Standard heißt PDF/UA (ISO 14289, “Universal Accessibility”). Er baut auf den Anforderungen der WCAG auf und legt fest, wie eine PDF aufgebaut sein muss. In der Praxis lassen sich die wichtigsten Punkte als Checkliste zusammenfassen:

Merkmal	Warum es wichtig ist
Tags (Strukturbaum)	Ohne Tags sieht ein Screenreader nur eine Textwüste oder gar nichts, etwa bei eingescannten Seiten
Überschriften-Hierarchie	Nutzer springen per Tastenkürzel von Überschrift zu Überschrift
Logische Lesereihenfolge	Mehrspaltige Layouts werden sonst durcheinander vorgelesen
Alternativtexte für Bilder	Aussagekräftige Grafiken brauchen eine Beschreibung, reine Deko wird als Artefakt markiert
Dokumentsprache	Die richtige Sprache (z. B. Deutsch) sorgt für korrekte Aussprache
Dokumenttitel	Der Titel muss in den Eigenschaften stehen und angezeigt werden, nicht nur der Dateiname
Tabellen mit Kopfzeilen	Zellen lassen sich sonst nicht sinnvoll zuordnen
Beschriftete Formularfelder	Jedes Feld braucht einen Namen und Tab-Reihenfolge
Ausreichende Kontraste	Text muss lesbar bleiben, auch bei Sehschwäche
Echter Text statt Bild	Gescannte Dokumente brauchen eine Texterkennung (OCR) und anschließende Strukturierung

Wichtig: Die Struktur entsteht im Idealfall schon im Ausgangsdokument. Wer in Word oder InDesign mit echten Formatvorlagen für Überschriften, Listen und Tabellen arbeitet, bekommt beim Export deutlich bessere Ergebnisse als jemand, der Text nur “größer und fett” macht.

Barrierefreie PDF selbst erstellen: Der Weg in vier Schritten

Für einfache Dokumente wie eine Preisliste oder einen Flyer mit wenig Layout kannst Du viel selbst erledigen:

Ausgangsdokument sauber aufbauen. Nutze in Word Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1, 2, 3), echte Aufzählungen und Tabellen mit definierter Kopfzeile. Füge Alternativtexte zu Bildern hinzu und vergib eine klare Dokumenteigenschaft “Titel”.
Barrierefreiheit im Programm prüfen. Word, Adobe Acrobat und InDesign bringen eigene Prüfungen mit. Sie finden viele grobe Fehler, aber nicht alle.
Als getaggte PDF exportieren. Beim Export muss die Option für Dokumentstruktur-Tags aktiviert sein. Ein Druck über “Als PDF drucken” erzeugt meist nur ein Bild ohne Struktur.
Ergebnis nachprüfen und manuell testen. Automatische Prüfungen sind ein Anfang, ersetzen aber keinen Blick auf die Lesereihenfolge und keinen Test mit einem Screenreader.

Zum Prüfen gibt es etwa die Barrierefreiheitsprüfung in Adobe Acrobat sowie den kostenlosen PAC (PDF Accessibility Checker), der gegen PDF/UA prüft. Beide liefern Hinweise, doch eine bestandene Prüfung bedeutet nicht automatisch, dass Inhalte sinnvoll vorgelesen werden. Ob ein Alternativtext wirklich hilft, kann nur ein Mensch beurteilen.

Wann sich “Barrierefreie PDF erstellen lassen” lohnt

Bei Dokumenten mit komplexem Layout, vielen Tabellen, Formularen oder Diagrammen wird die Nacharbeit schnell aufwendig. Dann ist es sinnvoll, die Aufgabe abzugeben. Typische Fälle:

Viele Bestandsdokumente: Ein Archiv aus Dutzenden Alt-PDFs ohne Quelldatei lässt sich nur mühsam nachträglich taggen.
Gescannte Dokumente: Hier braucht es OCR, Korrektur der Erkennung und anschließend eine saubere Struktur.
Interaktive Formulare: Feldbeschriftungen, Tab-Reihenfolge und Fehlerhinweise müssen zusammenpassen.
Wiederkehrende Dokumente: Rechnungen oder Angebote sollten idealerweise direkt barrierefrei aus dem System erzeugt werden, statt jede Datei einzeln zu reparieren.

Der Preis hängt von Seitenzahl, Layout-Komplexität, Anzahl der Tabellen und Grafiken sowie davon ab, ob eine editierbare Quelldatei vorliegt. Einen verlässlichen Pauschalpreis gibt es deshalb nicht; seriös ist nur eine Einschätzung nach Sichtung der Dokumente. Wie sich Aufwand bei Barrierefreiheit insgesamt zusammensetzt, erklären wir in unserem Beitrag zu den Kosten der BFSG-Umsetzung.

Eine Alternative zum PDF ist oft die klügere Lösung: Inhalte, die Besucher nur lesen sollen, gehören häufig als normale Webseite (HTML) auf Deine Seite. HTML ist von Haus aus besser für Screenreader, Smartphones und Suchmaschinen geeignet. Das PDF bleibt dann nur als zusätzlicher Download für Druckbedarf.

Typische Fehler bei PDFs auf Websites

Diese Probleme begegnen uns bei Website-Prüfungen am häufigsten:

Als Bild exportiert: Text lässt sich nicht markieren, ein Screenreader liest nichts vor.
Fehlende Sprache oder Titel: Das Dokument wird mit falscher Aussprache vorgelesen oder nur mit dem Dateinamen angekündigt.
Layout-Tabellen statt Struktur: Inhalte stehen in Textboxen, die in der falschen Reihenfolge gelesen werden.
Unbeschriftete Links: Linktexte wie “hier klicken” sagen außerhalb des Zusammenhangs nichts aus.
Fehlende Hinweise auf der Website: Der Link zur PDF sollte sagen, dass es sich um eine PDF handelt, und möglichst Dateigröße nennen.

Wenn Du Deine Seite insgesamt nachrüsten willst, hilft unser Beitrag zum Thema Website barrierefrei nachrüsten bei der Einordnung der übrigen Baustellen.

Häufige Fragen

Muss jede PDF auf meiner Website barrierefrei sein?

Nicht pauschal. Ob eine Pflicht besteht, hängt davon ab, ob Dein Angebot unter das BFSG fällt und ob das Dokument Teil der Dienstleistung ist. Unabhängig davon ist Barrierefreiheit bei PDFs eine sinnvolle Qualitätsmaßnahme. Im Zweifel lass Deinen Fall rechtlich einordnen.

Reicht es, die PDF mit Word zu exportieren?

Nur wenn das Word-Dokument sauber aufgebaut ist. Echte Formatvorlagen, Alternativtexte und eine passende Exportoption sind die Voraussetzung. Anschließend solltest Du das Ergebnis mit einem Prüfwerkzeug und manuell kontrollieren.

Was ist PDF/UA?

PDF/UA ist der ISO-Standard 14289 für zugängliche PDF-Dokumente. Er beschreibt, wie Struktur, Tags, Sprache und Alternativtexte hinterlegt sein müssen, damit assistive Technologien das Dokument zuverlässig auslesen.

Kann ein Tool eine PDF automatisch barrierefrei machen?

Tools können Vorarbeit leisten, etwa Tags vorschlagen oder OCR durchführen. Das Ergebnis muss aber manuell geprüft werden, besonders Lesereihenfolge, Tabellen und Alternativtexte. Vollautomatisch zuverlässig ist das bei komplexen Dokumenten nicht.

Ist HTML statt PDF die bessere Lösung?

Für reine Leseinhalte meistens ja. Eine normale Webseite ist leichter zugänglich, mobilfreundlich und für Suchmaschinen besser auswertbar. PDFs lohnen sich vor allem für Druckvorlagen und Dokumente, die in der Form bestehen bleiben sollen.

Dein nächster Schritt

Sichte zuerst, welche PDFs auf Deiner Website liegen und welche davon wirklich noch gebraucht werden. Oft lässt sich ein Teil streichen oder durch eine Webseite ersetzen. Für den Rest lohnt sich eine kurze Aufwandsschätzung. Wenn Du dabei Unterstützung möchtest, melde Dich für ein unverbindliches Erstgespräch über unser Kontaktformular – wir schauen gemeinsam, was bei Dir sinnvoll ist.