ما هو formal email؟
يُعرف “formal email” بأنه رسالة إلكترونية تُكتب بصيغة رسمية ويتم توجيهها للأغراض المهنية أو الرسمية، مثل المراسلات بين الشركات، طلبات التوظيف، أو المراسلات مع الجهات الرسمية. يعتمد “formal email” على استخدام لغة دقيقة وواضحة مع التركيز على الاحترام والاحترافية في اختيار الكلمات.
لماذا يُعتبر “formal email” مهماً؟
في عالم الأعمال، يُعد “formal email” جزءًا أساسيًا من التواصل اليومي. يمكن أن يترك انطباعًا قويًا لدى المستلم، ويعكس احترافية المرسل. بالإضافة إلى ذلك، يساعد في توثيق المحادثات المهنية ويتيح الوصول إلى المعلومات بشكل منظم.
خصائص “formal email”
لكي يُعتبر البريد الإلكتروني رسميًا، يجب أن يتسم بعدة خصائص أساسية، من بينها:
1. العنوان الواضح
يجب أن يحتوي “formal email” على عنوان موضوع محدد ومختصر يعكس محتوى الرسالة بوضوح.
2. التحية المناسبة
من المهم البدء بتحية رسمية، مثل: “السيد/السيدة” أو “إلى من يهمه الأمر”، تبعًا للسياق.
3. استخدام لغة احترافية
يجب أن تكون اللغة المستخدمة في “formal email” دقيقة وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، مع تجنب التعبيرات غير الرسمية.
4. تنظيم المحتوى
يجب تقسيم الرسالة إلى فقرات قصيرة ومنظمة، بحيث تحتوي كل فقرة على فكرة رئيسية واحدة.
5. الخاتمة المناسبة
تتضمن الخاتمة عادةً عبارات شكر، مع تزويد المستقبل بمعلومات الاتصال إن لزم الأمر.
كيفية كتابة “formal email” بخطوات بسيطة
لضمان كتابة “formal email” احترافي، يمكن اتباع الخطوات التالية:
1. تحديد الهدف من الرسالة
قبل البدء في الكتابة، من الضروري تحديد الهدف الأساسي من الرسالة لضمان الوضوح والدقة.
2. اختيار التحية المناسبة
اختر تحية تتناسب مع علاقة المرسل بالمستلم، مثل: “عزيزي السيد أحمد” أو “السيد المدير المحترم”.
3. تقديم النفس أو الغرض
ابدأ الرسالة بتقديم نفسك إذا كان المستلم لا يعرفك، أو بذكر الغرض من الرسالة مباشرة.
4. تقديم المعلومات بوضوح
اكتب المعلومات بطريقة مباشرة ومنظمة، مع الحرص على ذكر التفاصيل المهمة دون إطالة.
5. التوقيع الختامي
اختتم الرسالة بتوقيع رسمي يتضمن اسمك الكامل، وظيفتك، ومعلومات الاتصال إذا لزم الأمر.
أمثلة على “formal email”
إليك نموذجين لمساعدتك في فهم كيفية صياغة “formal email”:
1. طلب وظيفة
مرحبًا السيد/السيدة [الاسم]،
أتمنى أن تكونوا بخير. أكتب لكم للتعبير عن اهتمامي بالانضمام إلى فريقكم كـ [المسمى الوظيفي]. أرفقت سيرتي الذاتية للمراجعة. شكرًا لوقتكم.
مع خالص التحية،
[اسمك]
2. استفسار عن خدمة
عزيزي فريق [اسم الشركة]،
آمل أن تكونوا بخير. أكتب للاستفسار عن [الخدمة/المنتج]. أرجو تزويدي بمزيد من التفاصيل حول التكلفة ووقت التنفيذ.
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
نصائح لتحسين “formal email”
لضمان فعالية “formal email”، يمكن اتباع النصائح التالية:
1. مراجعة الرسالة
تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء قبل إرسالها، ويفضل قراءتها بصوت عالٍ.
2. استخدام التواقيع الرقمية
إضافة توقيع إلكتروني يعزز من مهنية الرسالة.
3. الالتزام بالإيجاز
حافظ على رسالتك قصيرة وواضحة مع تجنب المعلومات غير الضرورية.
أهمية “formal email” في العصر الرقمي
مع تطور التكنولوجيا، أصبح “formal email” وسيلة لا غنى عنها للتواصل الرسمي، مما يجعله أداة فعالة للحفاظ على العلاقات المهنية وتوثيق المحادثات.
